GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI
PROVVEDIMENTO 21 dicembre 2005
Autorizzazione al trattamento dei dati sensibili nei rapporti di
lavoro. (Autorizzazione n. 1/2005).
(Gazzetta
Ufficiale N. 2 del 3 Gennaio 2006)
IL
GARANTE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI
In
data odierna, con la partecipazione del prof. Francesco Pizzetti, presidente,
del dott. Giuseppe Chiaravalloti, vicepresidente, del dott. Mauro Paissan e del
dott. Giuseppe Fortunato, componenti, e del dott. Giovanni Buttarelli,
segretario generale;
Visto
il decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196, recante il Codice in materia di
protezione dei dati personali;
Visto,
in particolare, l'art. 4, comma 1, lett. d), del citato Codice, il quale
individua i dati sensibili;
Considerato
che, ai sensi dell'art. 26, comma 1, del Codice, i soggetti privati e gli enti
pubblici economici possono trattare i dati sensibili solo previa autorizzazione
di questa Autorità e, ove necessario, con il consenso scritto degli
interessati, nell'osservanza dei presupposti e dei limiti stabiliti dal Codice,
nonché dalla legge e dai regolamenti;
Visto
il comma 4, lett. d), del medesimo art. 26, il quale stabilisce che i dati
sensibili possono essere oggetto di trattamento anche senza consenso, previa
autorizzazione del Garante, quando il trattamento medesimo è necessario per
adempiere a specifici obblighi o compiti previsti dalla legge, da un
regolamento o dalla normativa comunitaria per la gestione del rapporto di
lavoro, anche in materia di igiene e sicurezza del lavoro e della popolazione e
di previdenza e assistenza, nei limiti previsti dall'autorizzazione e ferme
restando le disposizioni del codice di deontologia e di buona condotta di cui
all'art. 111 del Codice;
Considerato
che il trattamento dei dati in questione può essere autorizzato dal Garante
anche d'ufficio con provvedimenti di carattere generale, relativi a determinate
categorie di titolari o di trattamenti (art. 40 del Codice);
Considerato
che le autorizzazioni di carattere generale sinora rilasciate sono risultate
uno strumento idoneo per prescrivere misure uniformi a garanzia degli
interessati, rendendo altresì superflua la richiesta di singoli provvedimenti
di autorizzazione da parte di numerosi titolari del trattamento;
Ritenuto
opportuno rilasciare nuove autorizzazioni in sostituzione di quelle in scadenza
il 31 dicembre 2005, armonizzando le prescrizioni già impartite alla luce
dell’esperienza maturata;
Ritenuto
opportuno che anche tali nuove autorizzazioni siano provvisorie e a tempo
determinato, ai sensi dall'art. 41, comma 5, del Codice e, in particolare,
efficaci per il periodo di diciotto mesi;
Considerata
la necessità di garantire il rispetto di alcuni principi volti a ridurre al
minimo i rischi di danno o di pericolo che i trattamenti potrebbero comportare
per i diritti e le libertà fondamentali, nonché per la dignità delle persone,
e, in particolare, per il diritto alla protezione dei dati personali sancito
all'art. 1 del Codice;
Considerato
che un elevato numero di trattamenti di dati sensibili è effettuato nell'ambito
dei rapporti di lavoro;
Visto
l'art. 167 del Codice;
Visto
l'art. 11, comma 2, del Codice, il quale stabilisce che i dati trattati in
violazione della disciplina rilevante in materia di trattamento di dati
personali non possono essere utilizzati;
Visti
gli articoli 31 e seguenti del Codice e il disciplinare tecnico di cui
all'Allegato B) al medesimo Codice recanti norme e regole sulle misure di
sicurezza;
Visto
l'art. 41 del Codice;
Visti
gli atti d'ufficio;
Viste
le osservazioni dell'Ufficio formulate dal segretario generale ai sensi
dell'art. 15 del regolamento del Garante n. 1/2000;
Relatore
il prof. Francesco Pizzetti;
Autorizza
il
trattamento dei dati sensibili di cui all'art. 4, comma 1, lett. d), del
Codice, finalizzato alla gestione dei rapporti di lavoro, secondo le
prescrizioni di seguito indicate.
Prima
di iniziare o proseguire il trattamento i sistemi informativi e i programmi
informatici sono configurati riducendo al minimo l'utilizzazione di dati
personali e di dati identificativi, in modo da escluderne il trattamento quando
le finalità perseguite nei singoli casi possono essere realizzate mediante,
rispettivamente, dati anonimi od opportune modalità che permettano di
identificare l'interessato solo in caso di necessità, in conformità all'art. 3
del Codice.
1)
Ambito di applicazione
La presente autorizzazione è rilasciata:
a)
alle persone fisiche e giuridiche, alle imprese, agli enti, alle associazioni e
agli organismi che sono parte di un rapporto di lavoro o che utilizzano
prestazioni lavorative anche atipiche, parziali o temporanee, o che comunque
conferiscono un incarico professionale alle figure indicate al successivo punto
2, lettere b) e c);
b)
ad organismi paritetici o che gestiscono osservatori in materia di lavoro,
previsti dalla normativa comunitaria, dalle leggi, dai regolamenti o dai
contratti collettivi anche aziendali;
l'autorizzazione
riguarda anche l'attività svolta:
c)
dal medico competente in materia di igiene e di sicurezza del lavoro, in
qualità di libero professionista o di dipendente dei soggetti di cui alla
lettera a) o di strutture convenzionate;
d)
da associazioni, organizzazioni, federazioni o confederazioni rappresentative
di categorie di datori di lavoro, al solo fine di perseguire le finalità di cui
al punto 3), lettera h).
2)
Interessati ai quali i dati si riferiscono
Il trattamento può riguardare i dati sensibili attinenti:
a)
a lavoratori subordinati, anche se parti di un contratto di apprendistato, o di
formazione e lavoro, o di inserimento, o di lavoro ripartito, o di lavoro
intermittente o a chiamata, ovvero prestatori di lavoro nell’ambito di un
contratto di somministrazione, o in rapporto di tirocinio, ovvero ad associati
anche in compartecipazione e, se necessario in base ai punti 3) e 4), ai
relativi familiari e conviventi;
b)
a consulenti e a liberi professionisti, ad agenti, rappresentanti e mandatari;
c)
a soggetti che effettuano prestazioni coordinate e continuative, anche nella
modalità di lavoro a progetto, o ad altri lavoratori autonomi in rapporto di
collaborazione, anche sotto forma di prestazioni di lavoro accessorio, con i
soggetti di cui al punto 1);
d)
a candidati all'instaurazione dei rapporti di lavoro di cui alle lettere
precedenti;
e)
a persone fisiche che ricoprono cariche sociali o altri incarichi nelle persone
giuridiche, negli enti, nelle associazioni e negli organismi di cui al punto
1);
f)
a terzi danneggiati nell'esercizio dell'attività lavorativa o professionale dai
soggetti di cui alle precedenti lettere.
3)
Finalità del trattamento
Il trattamento dei dati sensibili deve essere indispensabile:
a)
per adempiere o per esigere l'adempimento di specifici obblighi o per eseguire
specifici compiti previsti dalla normativa comunitaria, da leggi, da
regolamenti o da contratti collettivi anche aziendali, in particolare ai fini
dell'instaurazione, gestione ed estinzione del rapporto di lavoro, nonché
dell'applicazione della normativa in materia di previdenza ed assistenza anche
integrativa, o in materia di igiene e sicurezza del lavoro o della popolazione,
nonché in materia fiscale, sindacale, di tutela della salute, dell'ordine e
della sicurezza pubblica;
b)
anche fuori dei casi di cui alla lettera a), in conformità alla legge e per
scopi determinati e legittimi, ai fini della tenuta della contabilità o della
corresponsione di stipendi, assegni, premi, altri emolumenti, liberalità o
benefici accessori;
c)
per perseguire finalità di salvaguardia della vita o dell'incolumità fisica
dell'interessato o di un terzo;
d)
per far valere o difendere un diritto anche da parte di un terzo in sede
giudiziaria, nonché in sede amministrativa o nelle procedure di arbitrato e di
conciliazione nei casi previsti dalle leggi, dalla normativa comunitaria, dai
regolamenti o dai contratti collettivi, sempre che i dati siano trattati
esclusivamente per tali finalità e per il periodo strettamente necessario al
loro perseguimento. Qualora i dati siano idonei a rivelare lo stato di salute e
la vita sessuale, il diritto da far valere o difendere deve essere di rango
pari a quello dell'interessato, ovvero consistente in un diritto della
personalità o in un altro diritto o libertà fondamentale e inviolabile;
e)
per esercitare il diritto di accesso ai documenti amministrativi, nel rispetto
di quanto stabilito dalle leggi e dai regolamenti in materia;
f)
per adempiere ad obblighi derivanti da contratti di assicurazione finalizzati
alla copertura dei rischi connessi alla responsabilità del datore di lavoro in
materia di igiene e di sicurezza del lavoro e di malattie professionali o per i
danni cagionati a terzi nell'esercizio dell'attività lavorativa o
professionale;
g)
per garantire le pari opportunità;
h)
per perseguire scopi determinati e legittimi individuati dagli statuti di
associazioni, organizzazioni, federazioni o confederazioni rappresentative di
categorie di datori di lavoro o dai contratti collettivi, in materia di
assistenza sindacale ai datori di lavoro.
4)
Categorie di dati
Il trattamento può avere per oggetto i dati strettamente pertinenti ai sopra
indicati obblighi, compiti o finalità che non possano essere adempiuti o
realizzati, caso per caso, mediante il trattamento di dati anonimi o di dati
personali di natura diversa, e in particolare:
a)
nell'ambito dei dati idonei a rivelare le convinzioni religiose, filosofiche o
di altro genere, ovvero l'adesione ad associazioni od organizzazioni a
carattere religioso o filosofico, i dati concernenti la fruizione di permessi e
festività religiose o di servizi di mensa, nonché la manifestazione, nei casi
previsti dalla legge, dell'obiezione di coscienza;
b)
nell'ambito dei dati idonei a rivelare le opinioni politiche, l'adesione a
partiti, sindacati, associazioni od organizzazioni a carattere politico o
sindacale, i dati concernenti l'esercizio di funzioni pubbliche e di incarichi
politici, di attività o di incarichi sindacali (sempre che il trattamento sia
effettuato ai fini della fruizione di permessi o di periodi di aspettativa
riconosciuti dalla legge o, eventualmente, dai contratti collettivi anche
aziendali), ovvero l'organizzazione di pubbliche iniziative, nonché i dati
inerenti alle trattenute per il versamento delle quote di servizio sindacale o
delle quote di iscrizione ad associazioni od organizzazioni politiche o
sindacali;
c)
nell'ambito dei dati idonei a rivelare lo stato di salute, i dati raccolti e
ulteriormente trattati in riferimento a invalidità, infermità, gravidanza,
puerperio o allattamento, ad infortuni, ad esposizioni a fattori di rischio,
all'idoneità psico-fisica a svolgere determinate mansioni, all'appartenenza a
determinate categorie protette, nonché i dati contenuti nella certificazione
sanitaria attestante lo stato di malattia, anche professionale
dell'interessato, o comunque relativi anche all'indicazione della malattia come
specifica causa di assenza del lavoratore.
5)
Modalità di trattamento
Fermi restando gli obblighi previsti dagli articoli 11 e 14 del Codice, nonché
dagli articoli 31 e seguenti del Codice e dall'Allegato B) al medesimo Codice,
il trattamento dei dati sensibili deve essere effettuato unicamente con
operazioni, nonché con logiche e mediante forme di organizzazione dei dati
strettamente indispensabili in rapporto ai sopra indicati obblighi, compiti o
finalità.
I
dati sono raccolti, di regola, presso l'interessato.
La
comunicazione di dati all'interessato deve avvenire di regola direttamente a
quest'ultimo o a un suo delegato (fermo restando quanto previsto dall'art. 84,
comma 1, del Codice), in plico chiuso o con altro mezzo idoneo a prevenire la
conoscenza da parte di soggetti non autorizzati, anche attraverso la previsione
di distanze di cortesia.
Restano
inoltre fermi gli obblighi di informare l'interessato e, ove necessario, di
acquisirne il consenso scritto, in conformità a quanto previsto dagli articoli
13, 23 e 26 del Codice.
6)
Conservazione dei dati
Nel quadro del rispetto dell'obbligo previsto dall'art. 11, comma 1, lettera
e), del Codice, i dati sensibili possono essere conservati per un periodo non
superiore a quello necessario per adempiere agli obblighi o ai compiti di cui
al punto 3), ovvero per perseguire le finalità ivi menzionate. A tal fine,
anche mediante controlli periodici, deve essere verificata costantemente la
stretta pertinenza, non eccedenza e indispensabilità dei dati rispetto al
rapporto, alla prestazione o all'incarico in corso, da instaurare o cessati,
anche con riferimento ai dati che l'interessato fornisce di propria iniziativa.
I dati che, anche a seguito delle verifiche, risultano eccedenti o non
pertinenti o non indispensabili non possono essere utilizzati, salvo che per
l'eventuale conservazione, a norma di legge, dell'atto o del documento che li
contiene. Specifica attenzione è prestata per l'indispensabilità dei dati riferiti
a soggetti diversi da quelli cui si riferiscono direttamente le prestazioni e
gli adempimenti.
7)
Comunicazione e diffusione dei dati
I dati sensibili possono essere comunicati e, ove necessario, diffusi, nei
limiti strettamente pertinenti agli obblighi, ai compiti o alle finalità di cui
al punto 3), a soggetti pubblici o privati, ivi compresi organismi sanitari,
casse e fondi di previdenza ed assistenza sanitaria integrativa anche
aziendale, istituti di patronato e di assistenza sociale, centri di assistenza
fiscale, agenzie per il lavoro, associazioni ed organizzazioni sindacali di
datori di lavoro e di prestatori di lavoro, liberi professionisti, società
esterne titolari di un autonomo trattamento di dati e familiari
dell'interessato.
Ai
sensi dell'art. 26, comma 5, del Codice, i dati idonei a rivelare lo stato di
salute non possono essere diffusi.
8)
Richieste di autorizzazione
I titolari dei trattamenti che rientrano nell'ambito di applicazione della
presente autorizzazione non sono tenuti a presentare una richiesta di
autorizzazione a questa Autorità, qualora il trattamento che si intende
effettuare sia conforme alle prescrizioni suddette.
Le
richieste di autorizzazione pervenute o che perverranno anche successivamente
alla data di adozione del presente provvedimento, devono intendersi accolte nei
termini di cui al provvedimento medesimo.
Il
Garante non prenderà in considerazione richieste di autorizzazione per
trattamenti da effettuarsi in difformità dalle prescrizioni del presente
provvedimento, salvo che, ai sensi dell'art. 41 del Codice, il loro
accoglimento sia giustificato da circostanze del tutto particolari o da
situazioni eccezionali non considerate nella presente autorizzazione.
9)
Norme finali
Restano fermi gli obblighi previsti da norme di legge o di regolamento, ovvero
dalla normativa comunitaria, che stabiliscono divieti o limiti in materia di
trattamento di dati personali e, in particolare, dalle disposizioni contenute:
a)
nell'art. 8 della legge 20 maggio 1970, n. 300, che vieta al datore di lavoro
ai fini dell'assunzione e nello svolgimento del rapporto di lavoro, di
effettuare indagini, anche a mezzo di terzi, sulle opinioni politiche,
religiose o sindacali del lavoratore, nonché su fatti non rilevanti ai fini
della valutazione dell'attitudine professionale del lavoratore;
b)
nell'art. 6 della legge 5 giugno 1990, n. 135, che vieta ai datori di lavoro lo
svolgimento di indagini volte ad accertare, nei dipendenti o in persone prese
in considerazione per l'instaurazione di un rapporto di lavoro, l'esistenza di
uno stato di sieropositività;
c)
nelle norme in materia di pari opportunità o volte a prevenire discriminazioni;
d)
fermo restando quanto disposto dall'art. 8 della legge 20 maggio 1970, n. 300,
nell'art. 10 del decreto legislativo 10 settembre 2003, n. 276, che vieta alle
agenzie per il lavoro e agli altri soggetti privati autorizzati o accreditati
di effettuare qualsivoglia indagine o comunque trattamento di dati ovvero di
preselezione di lavoratori, anche con il loro consenso, in base alle
convinzioni personali, alla affiliazione sindacale o politica, al credo
religioso, al sesso, all'orientamento sessuale, allo stato matrimoniale o di
famiglia o di gravidanza, alla età, all'handicap, alla razza, all'origine
etnica, al colore, alla ascendenza, all'origine nazionale, al gruppo
linguistico, allo stato di salute e ad eventuali controversie con i precedenti
datori di lavoro, nonché di trattare dati personali dei lavoratori che non
siano strettamente attinenti alle loro attitudini professionali e al loro
inserimento lavorativo.
10)
Efficacia temporale e disciplina transitoria
La presente autorizzazione ha efficacia a decorrere dal 1° gennaio 2006 fino al
30 giugno 2007, salve eventuali modifiche che il Garante ritenga di dover
apportare in conseguenza di eventuali novità normative rilevanti in materia.
La
presente autorizzazione sarà pubblicata nella Gazzetta Ufficiale della
Repubblica italiana.
Roma,
21 dicembre 2005
IL
PRESIDENTE
Pizzetti
IL
RELATORE
Pizzetti
IL
SEGRETARIO GENERALE
Buttarelli